Secteur public

7 étapes pour répondre concrètement à un marché public

• De gré à gré,
• Par MAPA,
• Par Appel d’offre.

1. Les acheteurs publics : comment les approcher ?

Deux possibilités s’offrent à votre entreprise :

1.1 Par relation directe

Faites-vous connaître des acheteurs par un contact direct et faites référencer votre
entreprise : ce n’est pas du démarchage !

En dessous du seuil de 20 000 € HT :

Vous devez vous faire connaître des acheteurs publics en prenant rendez-vous et en laissant vos coordonnées afin d’être recontacté dans le cadre des marchés de gré à gré, tranche des marchés pour lesquels l’acheteur public a le droit de s’adresser directement à l’entreprise de son choix et de la consulter.

De 20 000 € à 133 000 € HT pour les marchés de l’Etat ou 20 000 € à 206 000 € pour ceux des collectivités territoriales

Cette tranche de marchés correspond aux « marchés à procédures adaptées » (les MAPA) où les modalités de mise en concurrence sont déterminées par chaque acteur, en fonction de sa taille, de la nature du marché et du nombre de concurrents potentiels.

1.2 Par un outil de veille

Vous pouvez vous inscrire sur le site d’OSEO « Réseau commande publique », plateforme www.reseaucommandepublique.fr afin d’utiliser l’outil de veille mis gratuitement à votre disposition : « Marchés on line« .

Vous y trouverez les appels d’offres d’un montant supérieur à 133 000 € HT pour l’Etat ou 206 000 € HT pour les collectivités territoriales.

Définissez votre profil et les mots clefs (type d’acheteurs visés, type de missions, secteur d’activité, secteur géographique).

Ainsi, chaque jour vous recevrez par e-mail les appels d‘offres de marchés publics qui répondent à vos critères. Vous pourrez ainsi identifier et sélectionner les marchés qui répondent à vos objectifs de développement.

2. Votre entreprise : préparer un dossier type pour gagner du temps

Préparez le dossier type de votre entreprise en vous faisant accompagner, au moins la première
fois (annuaire des accompagnateurs). Ce dossier contient notamment :

• La présentation de votre entreprise,
• Son organisation, notamment par secteur d’activité,
• Ses références clients,
• Ses moyens techniques et humains (effectif disponible pour accomplir la mission),
• Ses intervenants et sous traitants, (préparez les CV),
• Son savoir faire,
• Ses avantages concurrentiels,
• Ses certifications, ses références,
• Les attestations annuelles montrant que l’entreprise est à jour de ses obligations fiscales et sociale, à demander respectivement au Trésorier Payeur Général et à l’URSSAF …

Ce dossier type doit être maintenu à jour, actualisé plusieurs fois par an et adapté à chaque mission/marché. Il vous sera utile pour répondre à chaque appel d’offres.

3. L’adaptation du dossier en fonction de l’offre

Vous devez rassembler les pièces administratives qui accompagnent la réponse :

• Kbis de moins de 3 mois,
• Copie des attestations d’assurance,
• Etat annuels des certificats reçus demandé dans le DC 7 (fiscale et sociale),
• Copie des attestations montrant que l’entreprise est à jour de ses obligations fiscales et
  sociales,
• Adaptation du dossier de présentation de votre entreprise, examiné ci-dessus, en fonction de l’offre visée, notamment sur l’équipe que vous sélectionnez, les intervenants (notamment si vous répondez en « groupement »), les sous traitants éventuels (mêmes renseignements que pour votre propre entreprise) et les formulaires administratifs nécessaires à la situation proposée.

4. Les imprimés de réponse DC4, DC5, DC7, …

Vous pouvez utiliser le « Guide pratique » et le « Mode d’emploi des imprimés et notices » (DC4, DC6, DC7…), www.secteurpublic.asso.fr et inscrits en ligne sur la plate-forme « Réseau Commande publique » : www.reseaucommandepublique.fr, pour obtenir les imprimés et les remplir.

Par ailleurs, des cas pratiques sont exposés dans ces deux guides. L’un concerne un MAPA de services et l’autre un MAPA de travaux de rénovation et d’aménagement.

5. L’établissement du mémoire : réponse technique à l’offre

Vous devez établir le mémoire technique par référence aux cahiers des charges (CCTG, CCTP, CCAG et CCAP), en suivant scrupuleusement les demandes établies par l’acheteur dans le règlement de consultation ainsi que dans l’avis d’appel public à la concurrence (quand il y en a un).

Dans votre mémoire technique, vous présenterez la méthodologie retenue ainsi que le planning envisagé de la réalisation de la mission, complet et détaillé. Pour vous aider, un plan de mémoire technique est présenté dans le guide « Mode d’emploi des imprimés et notices ».

Pour que votre offre puisse être considérée comme la plus économiquement avantageuse, vous devez garder en mémoire les critères d’attribution et leur pondération définis par l’acheteur, lorsque vous rédigez votre réponse !

Et n’oubliez pas de demander l’avance de 5 % sur le marché public, qui vient d’être exceptionnellement portée à 20 % dans le cadre du plan de relance pour les marchés publics d’Etat et ses établissements publics. Aucune garantie n’est demandée par l’acheteur public d’Etat, par opposition à l’acheteur public des collectivités territoriales.

6. Le calendrier de facturation et le recouvrement

Vous avez été informé que vous avez été retenu ! Dès que le travail est effectué, la prestation assurée (en tout ou partie), vous devez penser à envoyer vos factures, en fonction de l’avancement de la réalisation de la prestation en suivant l’échéancier figurant au marché et établi par l’acheteur public.

N’hésitez pas à utiliser le financement spécifique proposé par OSEO (avance de trésorerie) en passant notamment par e-treso.

7. En cas de rejet de votre offre

Enfin, si votre entreprise n’est pas retenue, demandez à l’acheteur public, par écrit (courrier RAR) les raisons qui ont justifié le rejet de votre candidature et tirez-en les leçons pour vos prochaines réponses (Art. 83 – Code des marchés publics 2009).

8 étapes pour répondre concrètement à un marché public

1. Se faire connaître par les acheteurs publics en prenant rendez-vous et en laissant ses coordonnées afin d’être recontacté dans le cadre :
   • des marchés de gré à gré, où l’acheteur public a le droit de s’adresser à l’entreprise de son choix,
   • des MAPA, où les modalités de mise en concurrence sont déterminées par chaque acheteur public en fonction de sa taille, de la nature du marché et du nombre de concurrents potentiels.
2. Pour les appels d’offres, identifier et sélectionner les marchés publics en vous inscrivant sur la plate-forme Réseau Commande Publique afin d’utiliser l’outil de veille mis gratuitement à votre disposition (attention : les MAPA ne sont généralement pas répertoriés dès lors que la publicité n’est pas obligatoire en dessous du seuil de 90.000 euros). Chaque jour, vous recevrez par e-mail les marchés publics qui répondent à vos critères d’activité, de taille, … Ils vous seront transmis par thèmes ou missions, par nature d’acheteurs publics, par zones géographiques.
3. Préparer le dossier de presentation de votre entreprise en vous faisant accompagner la première fois (annuaire des accompagnateurs). Ce dossier contient notamment vos références clients, même s’il n’est pas possible d’écarter une entreprise sur le seul motif qu’elle n’a pas de références. Le dossier contient également l’historique de votre société, les résultats des trois dernières années, les savoirs faire, votre avantage concurentiel, votre organigramme, vos procédures, vos moyens techniques et humains tels que les CV de vos collaborateurs dédiés à la mission. Le dossier devra être actualisé régulièrement.
4. Répondre en utilisant le Guide pratique et le Mode d’emploi des formulaires et imprimés (DC4, DC6, DC7, …) inscrits en ligne sur la plate-forme Réseau Commande Publique. Des cas pratiques sont exposés dans le guide pratique et le mode d’emploi. L’un concerne un MAPA de services et l’autre un MAPA de travaux de rénovation et d’aménagement.
5. Rassembler les pièces administratives qui accompagnent la réponse (K-Bis de moins de trois mois, copie des attestations d’assurance, état annuel des certificats reçus, dont le DC7 qui peut être demandé une fois par an au Trésorier Payeur Général du département dès lors qu’on est à jour de ses obligations fiscales et sociales).

6. Etablir le mémoire technique en suivant scrupuleusement la grille de sélection des critères d’attribution établie par l’acheteur dans le règlement de consultation et souvent dans l’avis d’appel public à la concurrence. Pour que son offre soit économiquement la plus avantageuse, le dirigeant de TPE devra bien avoir en tête les critères d’attribution et leur pondération lors de la rédaction de sa réponse !

   Un plan de mémoire technique est présenté dans le Mode d’emploi des imprimés et notices sur la plate-forme. Dans le mémoire technique, la PME présentera la méthodologie retenue ainsi que le planning complet et détaillé envisagé pour la prestation. Ne pas oublier de demander l’avance sur marchés publics de 5 % qui vient d’être porté à 20 % dans le cadre du plan de relance pour les marchés publics d’Etat et de ses Etablissements Publics Nationaux (EPN). Aucune garantie n’est demandée par l’acheteur public, par opposition à l’acheteur public des collectivités territoriales.

7. Dès lors que l’acheteur vous informe que votre entreprise a été retenue, pour pouvoir être payé après avoir assuré la prestation, vous devez penser à envoyer vos factures selon l’échéancier établi par l’acheteur public. N’hésitez pas à utiliser le financement spécifique d’OSEO (avance de trésorerie).
8. Si votre entreprise n’est pas retenue, demandez à l’acheteur public par écrit (courier RAR) les raisons qui ont justifié le rejet de votre candidature (le code des marchés publics vous permet de faire cette demande de manière systématique afin que vous puissiez analyser les raisons de votre échec et les prendre en compte dans le cadre de réponses à d’autres marchés publics).

Le « Réseau Commande Publique » annonce officiellement sa constitution

Les réseaux d’accompagnement des entreprises rassemblés pour favoriser l’accès des PME à la commande publique :

Le « Réseau Commande Publique » annonce officiellement sa constitution.

Alors qu’elles représentent près de 90 % du tissu économique et 42% de la valeur ajoutée marchande, la part des PME ne dépasse pas 35 % du montant total des marchés publics (source OEAP 2007).

Cette pénétration insuffisante des PME contraste singulièrement avec une « offre de marchés publics » florissante : quelques 80 000 structures d’achat public et un champ nouveau qui s’est ouvert avec la mise à jour des entités adjudicatrices et des seuils au niveau européen.

3 décrets de décembre 2008 sont venus assouplir certaines dispositions du code des marchés publics, avec notamment l’élévation du seuil de mise en concurrence de 4 000 à 20 000 euros HT.

C’est dans ce contexte que le Réseau Commande Publique s’est constitué courant 2008 et rassemble aujourd’hui 7 membres fondateurs : OSEO, l’Ordre des Experts-Comptables, la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes, le Conseil National des Barreaux, le Groupe Moniteur, l’ACFCI et l’APCM.

Ce partenariat ambitieux et fédérateur est une première dans l’histoire de ces réseaux. Il est à la mesure de l’enjeu : faciliter l’accès des PME françaises à la commande publique afin de favoriser leur croissance et leur compétitivité.

Son objectif est très concret : proposer aux PME un accompagnement plus efficace dans leurs réponses aux appels d’offres des grands comptes publics.

Mieux accompagner les entrepreneurs, c’est à la fois mieux les informer, mieux les former, mieux les orienter, mieux les conseiller et mieux les financer, c’est autour de ces cinq priorités que le Réseau Commande Publique a commencé à déployer son action, avec déjà un premier bilan à son actif :

1. La mise en place d’une plateforme de services Internet www.reseaucommandepublique.fr :

• une base d’informations : guide pratique, notices détaillées sur les différentes étapes de la réponse à un appel d’offres, mode d’emploi pour remplir les formulaires administratifs, réponses d’experts aux questions les plus posées.
• un outil de veille en ligne et d’accès aux marchés publics (appels d’offres et MAPA)
• un annuaire des accompagnateurs en région (avocats, chambres consulaires, experts-comptables, consultants)
• des solutions de financement : possibilité de souscription de crédit court terme ou de gestion en ligne des créances et cautions

2. Des Rencontres de la Commande Publique organisées sur l’ensemble du territoire afin de favoriser les échanges entre PME, acheteurs et réseaux d’accompagnement.

Ces Rencontres ont déjà été organisées en 2008 à Nancy, Toulouse, Paris, Bordeaux, Lille, Poitiers, Amiens, Marseille, Rennes, Brest, Lyon, Nantes et en Martinique.

Le réseau prévoit en 2009 d’étoffer son bouquet de service et d’étendre ses actions à destination des entreprises pour leur apporter une aide en direct dans leur réponse aux appels d’offres. Il souhaite également faciliter le dialogue entre PME et acheteurs et de sensibiliser un plus large public.

Des services innovants à la disposition des PME, pour répondre aux appels d’offres

Un des principaux objectifs du Code des marchés publics 2006 (modifié en 2008 avec les 2 décrets du 17/12 et le décret du 19/12) a été d’améliorer l’accès des PME à la commande publique.

Il offre aux acheteurs publics de nouveaux outils pour leur permettre d’élargir la concurrence à toutes les catégories d’entreprises. Ce nouveau Code a ainsi pour suivi les efforts engagés par la réforme de 2004 qui visait à améliorer l’efficacité de l’achat dans le respect des principes qui régissent la commande publique, à savoir la liberté d’accès à la commande publique, l’égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures.

Une des mesures phares de ce Code 2006 est l’obligation qu’a l’acheteur public d’attribuer un marché non plus dans le cadre d’un marché unique mais par la voie de marchés séparés, autrement dit dans le cadre d’un allotissement (Art.10 CMP).

Afin de promouvoir l’égal accès des PME aux marchés publics, un certain nombre d’autres mesures spécifiques ont été adoptées dans le cadre du Code 2006 :

– L’absence de référence à de précédents marchés de même nature ne peut constituer un critère éliminatoire de candidature (Art.52 CMP) ;

– L’obligation de proportionner les exigences demandées aux candidats, en termes de capacité, aux enjeux du marché (Art. 45 CMP) ;

– La possibilité de demander aux candidats d’indiquer dans leur offre la part du marché qu’ils ont l’intention de sous traiter à des tiers, notamment à des PME ;

– L’obligation pour les acheteurs de mesurer et de rendre compte des commandes passées aux PME est imposée ;

– Possibilité de demander aux candidats d’indiquer la part du marché qu’ils ont l’intention de sous traiter à des PME (Art. 48 CMP) et obligation de rendre compte des commandes passées aux PME (Art. 131 CMP) ;

– La possibilité de fixer un quota minimum de PME parmi les candidatures admises à présenter une offre lorsque leur nombre est limité par l’acheteur public. Cette mesure, soutenue par de nombreuses organisations professionnelles a cependant été annulée par le Conseil d’Etat le 9 juillet 2007, car jugée discriminatoire, la taille de l’entreprise ne pouvant constituer un critère de sélection des candidatures.

Le Code 2006 a, par ailleurs, confirmé la possibilité, pour les candidats évincés, de demander aux acheteurs les raisons pour lesquelles ils n’ont pas obtenu les marchés et ce, dans le souci de transparence et de pédagogie pour les PME qui pourront ainsi en tirer les enseignements nécessaires.

La réforme des marchés publics des 17 et 19 décembre 2008 a notamment relevé le seuil minimum de publicité et de procédure. C’est ainsi que le seuil de 4.000 euros en deçà duquel aucune publicité ni aucune mise en concurrence ne sont nécessaires est remplacé par le seuil de 20.000 euros. Il est à rappeler que de 20.000 à 90.000 euros, une publicité adaptée (autrement dit qui permet d’atteindre les entreprises susceptibles d’être candidates quel que soit le lieu où elles se situent) doit être effectuée par l’acheteur public. Une mise en concurrence adaptée doit également être organisée par l’acheteur public.

Toutes ces mesures ont vocation à faciliter l’accès des PME à la commande publique. Pour qu’elles soient efficaces, l’enjeu consiste à ce que les dirigeants de PME se les approprient. Pour ce faire, l’ensemble des démarches qu’ils accomplissent dans le cadre de la commande publique exige un réel professionnalisme. Il n’est en effet pas possible d’aborder les marchés du secteur public sans un travail et une réflexion préalables.

Comme dans le cas des marchés privés, remporter un marché public n’est que très rarement le fruit de hasards heureux. Dès lors, les dirigeants des TPE/PME qui veulent aborder ces marchés doivent prendre le temps de lire attentivement l’intégralité des dossiers de candidature, sélectionner systématiquement les marchés les plus adaptés à leurs compétences et à leurs ressources et respecter scrupuleusement le formalisme exigé par l’acheteur public. Ils doivent garder à l’esprit le fait que ce formalisme est destiné à garantir une saine mise en concurrence tout au long du processus de décision de l’attribution de la commande publique.

Il est donc préférable et recommandé qu’ils se fassent accompagner par leur expert-comptable ou par d’autres conseils spécialistes de la commande publique.

Le rôle spécifique des experts-comptables dans cet accompagnement :

Depuis 2005, le Club Secteur Public du Conseil Supérieur a inscrit une nouvelle mission à ses activités : l’accompagnement par les experts-comptables des entreprises dans leur réponse à la commande publique. Bénéficiant d’un accompagnement opérationnel et personnalisé de la part de leurs experts-comptables, les PME seront nécessairement plus nombreuses à concourir aux marchés publics et la qualité de leurs réponses sera optimisée.

En 2006, le Club a publié un « Cahier n°2 » qui relève les bonnes pratiques mises en avant par les principaux acteurs de la commande publique. Ce cahier a été largement diffusé tant auprès des confrères que lors des nombreuses manifestations organisées avec les pouvoirs publics et l’Académie des Sciences Techniques, Comptables et Financières, ou encore dans le cadre de différents salons tels que le Salon des Entrepreneurs et le Salon des maires de France. Suite à cette large diffusion du cahier n°2, le Ministère de l’Économie, des Finances et de l’Emploi, représenté par la DCASPL, a souhaité que le Club Secteur Public puisse amplifier son action. Il lui a confié la rédaction et la diffusion d’un Guide Pratique, qui a pour objectif de donner aux PME les outils et les pratiques qui leur permettent de répondre de manière optimale aux appels d’offres. Ce Guide Pratique a été complété par second document qui explique concrètement comment remplir les notices et les imprimés lorsqu’on répond à un appel d’offres

Téléchargez les documents :

– Cahier n°2 du Club Secteur Public du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables : les bonnes pratiques mises en avant par les principaux acteurs de la commande publique.

– Guide Pratique pour la réponse des PME à la Commande Publique.

– Comment répondre concrètement à un marché public : notices et Imprimés.

Publication des notices pour répondre aux marchés publics

Le mode d’emploi intitulé : « Comment répondre concrètement à un marché public – Notice des imprimés DC » est disponible pour toutes les entreprises souhaitant constituer efficacement leur dossier administratif.

Ce mode d’emploi a été édité à l’initiative d’Agnès Bricard, Présidente du Club Secteur Public Conseil Supérieur du Conseil de l’Ordre des Experts-comptables en partenariat et avec le soutien d’OSEO.

La rédaction de ce guide et des notices des imprimés a été confiée aux associés fondateurs de la société Caneva : Laurent Blind et Aurélien Tourret.

Ces notices expliquent pour la première fois, concrètement et en détail, les démarches pour répondre efficacement à un marché public. La Partie I du guide présente les éléments à rassembler et les questions à se poser avant de répondre à un marché public (Partie I du guide intitulé « Avant de répondre à un marché Public »).

Dans un second temps, la partie II présente les notices explicatives des imprimés DC4, DC5, DC8, DC13, DC6 et DC7 qui expliquent section après section de manière claire et pragmatique comment remplir ces formulaires.

Enfin en 3ème partie, vous trouverez un exemple de dossier de candidature inspiré d’un cas réel.

Il est important de noter qu’avant la publication de ce guide, les TPE-PME rencontrant des difficultés pour remplir les imprimés DC trouvaient difficilement des notices claires et détaillées pour répondre à leurs interrogations.

Avec ce mode d’emploi qui explique clairement les notices des DC et les pièces à rassembler pour répondre à un marché public, Agnès Bricard Présidente du Club Secteur Public du Conseil Supérieur du Conseil de l’Ordre des Experts-comptables dote nos TPE-PME d’un outil puissant qui leur permettra d’accroitre l’accès des PME aux marchés Publics.

A propos :

• Agnès Bricard est expert-comptable, commissaire aux comptes et conseil expert-financier de la CCEF. Membre du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables (CSOEC), elle préside au sein de ce dernier le Club Secteur Public, qui est à l’initiative de nombreuses actions en faveur de l’accès des PME aux marchés Publics. – www.secteurpublic.asso.fr

• OSEO et le réseau Commande Publique, plateforme Internet, regroupant différents acteurs qui se sont associés pour faciliter l’accès à la commande publique aux PME. – www.oseo.fr

• La société Caneva, propose des solutions innovantes aux TPE-PME afin qu’elles se positionnent efficacement sur le secteur public en remportant des marchés publics. Il s’agit aussi bien d’un accompagnement administratif que d’un accompagnement commercial et stratégique. – www.caneva.fr